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Departamento pessoal: O que faz? Entenda a rotina, funções e diferenças para o RH

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O departamento pessoal tem ganhado cada vez mais importância dentro das empresas e, para o futuro, espera-se que o setor cresça ainda mais, trazendo mais oportunidades e aumentando a demanda por pessoal qualificado.

Se você tem interesse na área e pretende aproveitar as oportunidades que estão surgindo, confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre o tema e já comece a se preparar. Vamos lá?

O que é o departamento pessoal (DP)?

O departamento pessoal, também conhecido como DP, é o setor responsável por toda a burocracia relacionada aos funcionários dentro de uma empresa.

Ou seja, é ele o responsável por todo o processo de admissão, manutenção e demissão de colaboradores, gerenciando toda a papelada e burocracia.

Nessa ampla gama de responsabilidades, é o DP quem, por exemplo, elabora os contratos de trabalho, realiza os exames admissionais, acompanha a frequência dos colaboradores, realiza os cálculos para a folha de pagamento e benefícios; e cuida de todo o processo de desligamento de colaboradores, entre inúmeras outras funções.

Ainda, o departamento pessoal também é o responsável por todos os trâmites legais e fiscais relacionados aos direitos trabalhistas. Sendo ele o principal representante junto aos órgãos legais e fiscalizadores.

Por estes e diversos outros motivos, o DP é parte essencial para qualquer empresa, assim como os profissionais do setor.

As funções do DP dentro das empresas

Como vimos, as responsabilidades do departamento pessoal dentro de uma empresa são bastante amplas e envolvem diversas atividades e responsabilidades diferentes, abrangendo todos os processos desde a chegada até a saída dos funcionários.  

A seguir, abordamos em detalhes cada uma delas para que você entenda melhor o papel do DP no ambiente organizacional e o que faz um profissional da área. Confira!

Admissão, demissão e acompanhamento de funcionários

Muita gente não sabe, mas o processo de contratação, manutenção e demissão de funcionários é extremamente burocrático e envolve uma série de procedimentos legais obrigatórios.

Nas empresas, uma das funções do departamento pessoal é cuidar de toda essa burocracia de forma correta e eficiente. Assim, é o setor que fica responsável por elaborar e processar os contratos de trabalho, controlar prazos de entrega e assinatura da CTPS, realizar exames admissionais, abrir contas-salário para pagamento, entre inúmeras outras atividades.

Após a contratação, o DP ainda cuida, continuamente, da manutenção dos funcionários. Por exemplo, fazendo o acompanhamento e controle da jornada de trabalho, banco de horas, registro de ponto e muito mais.

Por fim, quando na demissão de algum funcionário, também é o departamento pessoal quem cuida de toda a burocracia, levantando os valores de rescisão, férias, FGTS e todos os outros direitos do trabalhador.

Folha de pagamento

A folha de pagamento de um funcionário envolve uma quantidade enorme de fatores que vão muito além do salário. Horas extras, benefícios, impostos e taxas, contribuição sindical, FGTS e diversos outros elementos que variam a depender da profissão e da empresa precisam ser muito bem calculados todos os meses para evitar erros e seguir as normas.

E essa também é uma função do departamento pessoal, que ainda precisa gerir todos os benefícios e garantir que os descontos na folha estejam dentro das normas e daquilo que foi estabelecido em contrato.

Em algumas empresas, esse trabalho é parcial ou totalmente terceirizado. Então, dependendo do caso, o DP irá atuar em alguns ou em todos os processos da folha, exercendo atividades como cálculo de salários, retenção do imposto de renda e INSS, entrega de holerites, etc.

Gestão de licenças, férias e outros direitos trabalhistas

O DP também é o responsável por administrar todos os procedimentos relacionados à licenças, férias, afastamentos, atestados e acidentes de trabalho. 

Aqui, sua principal função é garantir que tudo ocorra da forma mais tranquila possível, assegurando os direitos do funcionário e gerindo os processos para que o negócio não seja afetado negativamente.

Gestão de benefícios

A gestão de todos os benefícios que uma empresa concede aos seus funcionários também é responsabilidade do departamento pessoal. 

Desde a criação da Política de Benefícios do negócio, passando pela contratação de fornecedores até o provimento dos serviços ao colaborador, é o DP quem cuida dos trâmites, documentos, cálculos e todas as rotinas operacionais, como reembolsos,  faturamentos e atendimento ao funcionário.

Essa é uma função mais complexa e exige pessoal altamente qualificado e que lide exclusivamente com ela. Por isso, a gestão de benefícios existe quase como um departamento à parte do DP. E, a depender do porte da empresa, pode demandar consultoria especializada.

A rotina de um profissional de departamento pessoal

A rotina de um profissional dentro do departamento pessoal pode variar muito a depender do cargo que ele ocupa. Um auxiliar, por exemplo, leva o cotidiano dando suporte à equipe e lidando com o recolhimento, preenchimento e digitalização de documentos. Além de outras tarefas mais simples, mas que exigem atenção e responsabilidade.

Já o Assistente atua junto ao gestor, realizando tarefas mais complexas como auxiliar e executando atividades mais simples de forma autônoma; enquanto o gerente leva sua rotina gerenciando as equipes do DP e supervisionando o trabalho.

Há ainda diversas outras funções dentro do setor, com rotinas de trabalho diferentes, mas que coincidem em um ponto: trabalho operacional e dinâmico, que visa garantir a celeridade e eficiência de todos os processos dentro do departamento. 

DP x RH: as diferenças entre departamento pessoal e recursos humanos

Por terem funções bastante parecidas, muitas pessoas confundem o departamento pessoal com recursos humanos e até pensam ser uma coisa só. Porém, apesar de estarem conectados e dependerem um do outro, RH e DP são departamentos diferentes e com responsabilidades distintas.

O DP, como vimos, cuida da operação de processos relacionados à contratação, manutenção e demissão de funcionários. Ou seja, ele é responsável pela parte burocrática.

Já o RH atua focado na gestão de pessoas, promovendo as relações humanas. Seu objetivo é estimular as potencialidades de cada profissional para que ele possa ser mais produtivo e se sinta melhor dentro do ambiente de trabalho.

Assim, são funções do RH buscar, recrutar e reter talentos; elaborar e executar programas de treinamento; fazer o onboarding de novos funcionários; estruturar planos de carreira e uma série de outras atividades que visam melhorar o clima organizacional e manter todos motivados e produtivos.  O departamento pessoal cuida da burocracia para que tudo isso aconteça!

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